1. Tiene que favorecer que cada persona exprese su punto de vista o modo de entender el tema a tratar. Todos pueden aportar información que puede ser relevante y necesaria. Todas las personas de una empresa son importantes y necesarias, desde el limpiador hasta el director o la secretaria. Todos tienen que ser escuchados y comprendidos.

2. Debe tener un objetivo previo, por ejemplo: negociar del nuevo horario de verano o mejorar el desempeño de cada empleado.

3. Se debe llegar a un compromiso determinado. En una reunión donde se grita, se insulta o se presiona, probablemente no se consiga nada en claro y además se generen resentimientos. Una persona enfadada, triste o preocupada, rinde poco y mal.

4. Potenciar la motivación, dejando claro que hay que esforzarse por dos razones: Porque al hacer bien el trabajo, crece la autoestima laboral, la sensación de valía. Para conseguir incentivos, las personas para estar motivadas necesitamos refuerzos (días libres, reconocimiento, mejoras económicas).